Resoluciones Trimestrales y Cumplimiento Corporativo: Claves para Evitar el Levantamiento del Velo Corporativo
Octubre, mes de resoluciones corporativas internas. Es IMPORTANTÍSIMO que todas las corporaciones preparen y radiquen resoluciones trimestrales para evitar que se les considere entidades “sham”, o “alter ego” y les penetren el velo corporativo para atacar directamente a los accionistas, oficiales y empleados a título personal. El que no prepare resoluciones es expone personalmente a cualquier reclamación a titulo personal entre otros, del IRS. Litigios fiscales como Petaluma FX v. IRS o ASA Investerings v. IRS lo hacen obvio. Estás resoluciones se utilizan ademas para asegurarse de tener todas las formas vigentes de certificación de proveedores al día: W9s y W8s.
Las resoluciones trimestrales, decisiones y revisiones realizadas regularmente por la junta o la dirección de una corporación, permiten a las empresas revisar sus finanzas, cumplimiento corporativo e iniciativas estratégicas. En el contexto del levantamiento del velo corporativo, estas resoluciones trimestrales son una herramienta para demostrar que la empresa matriz y sus subsidiarias operan como entidades independientes y respetan las formalidades corporativas necesarias.
La separación formal entre matriz y subsidiaria es un factor clave que los tribunales analizan en casos de levantamiento del velo. Mantener una gobernanza corporativa clara y cumplir con resoluciones periódicas demuestra al tribunal que ambas entidades respetan su separación legal, protegiendo así a la matriz de las posibles responsabilidades de la subsidiaria.
Formularios W-8 y W-9 y Cumplimiento Fiscal
Para corporaciones con inversiones o subsidiarias internacionales, el cumplimiento de los formularios fiscales del IRS (W-8 y W-9) es esencial para la transparencia en las transacciones financieras transfronterizas y el cumplimiento de obligaciones fiscales en EE. UU. Estos formularios cumplen roles específicos en la documentación de la relación entre matriz y subsidiaria, en especial cuando se trata de impuestos.
Serie de Formularios W-8: Usados por entidades e individuos extranjeros para confirmar su estatus fiscal en EE. UU., afectan los requisitos de retención de ingresos provenientes de fuentes estadounidenses. Si una subsidiaria extranjera obtiene ingresos de la matriz u otras fuentes estadounidenses, el formulario W-8 confirma su condición de no contribuyente en EE. UU.
Formulario W-9: Requerido para subsidiarias o individuos en EE. UU., recopila información de identificación fiscal para el correcto reporte de impuestos y ayuda a evitar retenciones de respaldo. En las transacciones entre una matriz estadounidense y su subsidiaria, el formulario W-9 (o W-8 cuando sea aplicable) respalda el cumplimiento fiscal y facilita una teneduría de registros clara.
Mantener registros precisos mediante resoluciones trimestrales y el archivo de formularios fiscales ayuda a demostrar que tanto la empresa matriz como la subsidiaria cumplen con las normativas corporativas y fiscales. Este enfoque puede mitigar riesgos legales, reduciendo la posibilidad de reclamos por levantamiento del velo y mostrando que ambas entidades operan de forma independiente, respetando las formalidades y las obligaciones fiscales establecidas.